14 astuces pour exceller avec LibreOffice

Microsoft Excel est installé sur votre ordinateur, mais vous ne vous en servez que pour imprimer des tableaux car c’est trop fatiguant de compter à l’écran ?
Vous savez qu’Open Office fait la même chose à la différence qu’il est gratuit ? Désolé pour vous mais désormais, vous pouvez l’oublier : c’est LibreOffice qu’il va falloir utiliser, car c’est le logiciel qui est officiellement soutenu par la communauté des développeurs d’Open Office !!!

Les tableurs sont faits pour nous simplifier la vie, et 2 ou 3 astuces suffisent pour économiser parfois plusieurs heures de travail laborieux.

1. Recopier vers le bas pour compter plus rapidement

Dans LibreOffice ou Excel, si vous saisissez 2 chiffre dans des cellules superposées et que vous sélectionnez les 2 cellules, la sélection offre une petite poignée en bas à droite. En cliquant dessus et en tirant vers le bas, les chiffres que vous avez saisi sont automatiquement incrémentés selon une suite logique.

2. Trier en 1 clic

Vous pouvez trier une colonne dans l’ordre croissant ou décroissant simplement en cliquant sur un bouton.

3. Les filtres automatiques

Sélectionnez votre tableau, puis dans le menu Données, sélectionnez Filtre puis AutoFiltre.
Votre tableau devient automatiquement dynamique. La première ligne offre des menus déroulants qui vous permettent d’ordonner le tableau facilement.
Pour supprimer l’Autofiltre, il suffit de répéter la même manœuvre une deuxième fois.
Dans Excel, cela s’appelle Filtre Automatique.

4. NB.SI

Cette fonction permet de compter le nombre d’occurrences d’un terme dans une colonne.
Par exemple, pour compter le nombre de personnes qui viennent de Lyon (plage C2:C9) dans le tableau ci-dessous, nous pourrons saisir la fonction suivante :

=NB.SI(C2:C9;"Lyon")

5. SOMMEPROD

Cette fonction va nous servir pour faire un calcul sur une colonne en fonction d’une autre colonne.
Par exemple, pour compter le nombre de personnes qui viennent de Lyon (plage C2:C9) et qui ont 24 ans (plage B2:B9) dans le tableau ci-dessous, nous pourrons saisir la fonction suivante :

=SOMMEPROD((C2:C9="Lyon")*(B2:B9=24))

6. Concaténer pour mettre en forme plus rapidement

Vous pouvez rassembler dans une cellule le contenu de 2 cellules éparses grâce au symbole &. Vous pouvez rajouter du texte du moment qu’il est entouré de guillemets.
Exemple :

=A2&" a "&B2&" ans et habite "&C2

7. Formater les cellules

Dans notre exemple, nous voulons que les gains soient en Euros, et les âges en années. Sélectionnez tous les gains, puis sélectionnez le menu Format > Cellules. Le logiciel propose facilement un format monétaire en Euros, qui va s’appliquer à toutes les cellules de notre sélection.

Description de format : # ##0\ [$€-40C];-# ##0\ [$€-40C]

Pour formater les âges, rien n’est prévu par défaut, nous allons donc en créer un à partir du formatage standard, en ajoutant le texte qui nous convient. Vous pouvez prévisualiser le résultat sur la droite de la fenêtre.

Description de format : Standard" ans"

8. Le formatage conditionnel

Pour faire ressortir visuellement des données dans le tableau, rien de mieux que le formatage conditionnel. Dans notre exemple, nous allons mettre en évidence les cellules qui contiennent la ville de Lyon.
Sélectionnez la colonne des villes (cliquer sur C) puis allez dans le menu Format > Mise en forme automatique (ou Format > Formatage conditionnel).
Nous pouvons ainsi créer une condition selon laquelle toutes les cellules qui contiennent le mot « Lyon » auront un style ou un format spécifique (le fond de la cellule sera jaune dans notre exemple).

9. Scinder ou fractionner la fenêtre

Lorsque on manipule de longs tableaux, il est pratique de conserver les entêtes de colonnes toujours visibles. Pour cela, il suffit de scinder ou fractionner la fenêtre depuis le menu Fenêtre. Des séparateurs apparaissent, qui permettent de manipuler les zones de la fenêtre de manière indépendante.

10. Fixer ou figer les volets

Une fois que le fractionnement des fenêtres vous convient, il suffit de fixer ou figer les volets pour que le séparateur ne soit plus sélectionnable. Pour enlever le séparateur, il suffira de retourner dans le menu Fenêtre.

11. Les zones de noms

Lorsque vous devez sélectionner régulièrement un groupe de cellules pour faire des calculs, il est utile de transformer ce groupe en zone nommée. Pour créer la zone « Gains » par exemple, il faut sélectionner toutes les cellules concernées, puis renommer cette plage en haut à gauche. Le nom apparaît alors dans un menu déroulant, ce qui permet de sélectionner automatiquement la plage de cellules.

12. SOMME

Passons enfin aux fonctions qui permettent d’effectuer la somme des cellules. Dans notre exemple, nous pouvons faire la somme des gains (plage D1:D9 ou « gains ») avec cette fonction simple :

=SOMME(D1:D9)

ou

=SOMME(gains)

13. SOMME.SI

Pour calculer la somme des gains uniquement pour la ville de Lyon :

=SOMME.SI(C2:C9;"Lyon";D2:D9)

ou

=SOMME.SI(C2:C9;"Lyon";gains)

14. SOMMEPROD

Pour calculer la somme des gains uniquement pour la ville de Lyon et les personnes de 24 ans :

=SOMMEPROD(C1:C9="Lyon";B1:B9=24;D1:D9)

ou

=SOMMEPROD(C1:C9="Lyon";B1:B9=24;gains)

Vous pouvez ainsi cumuler un grand nombre de conditions, chacune séparée par un point virgule, la dernière déclaration devant correspondre à la plage sur laquelle le calcul sera effectué.
Cette fonction est très pratique sur LibreOffice, toutefois elle ne fonctionne pas sur Excel (dans ma version en tout cas) et il faudra alors se rabattre sur les fonctions SOMME.SI.ENS (qui existe depuis Excel 2007) et BDSOMME.